一份食品供应商质量管理档案，就像给供应商和商品上的双保险，从准入到售后全程记录，既能拦截风险，又能帮商超挑出真靠谱的合作伙伴。今天就手把手教你建立一份完整的食品供应商质量管理档案，全程干货，看完直接能落地！
1.合规是入场券
所有资料必须符合法规要求。供应商的营业执照、食品经营/生产许可证、商品检测报告、进口商品的报关单和入境检验检疫证明等是门槛，缺一不可。
2.覆盖商品的全生命周期
从供应商准入，到商品生产、运输、验收、上架，再到售后，每个环节都要记入。只有全生命周期管控，才能避免有问题后期才发现的被动。
3.动态评估
档案要定期更新。年度以及重大质量安全事件发生时对资质文件、审核结果、质量安全问题风险分析评估结果和处置结果等进行记录，并定期复盘，避免流于形式。
明确责任。档案要管用，必须明确各个部门负责什么，把责任落实到具体人。例如：
| 部门/岗位 | 核心职责 |
| 采购部 | 供应商管理第一责任人，负责准入筛选、合同签订、日常合作沟通。 |
| 食安/质量部门 | 审核质量文件（如检测报告）、做供应商基地审核、处理质量问题（如客诉、监管抽检）。 |
| 收货组 | 负责到货验收，记录重量、外观、温度等关键指标，不合格的当场拒收并登记。 |
| 门店 | 记录销售中的质量问题（如腐坏、口感差），反馈售后客诉，配合召回或下架。 |
档案框架。应包括：
| 板块 | 释义 |
| 供应商基础信息 | 包括公司名称、联系人、资质文件（营业执照、许可证）、合作历史（合作年限、主供商品）等。 |
| 合同中规定质量安全协议文件 | 合同里的质量约定（如“农残超标按货值5倍赔偿”）、双方权责（如“运输损耗由供应商承担”）等。 |
| 商品质量手册和记录 | 和供应商签订的验收标准、商品规格书和记录等。 |
| 验收记录 | 每批货的称重结果、外观检查、温度记录等验收记录。 |
| 质量问题记录 | 拒收记录、下架/召回记录、投诉记录等。 |
| 供应商评估 | 年度评级、履约情况、审核记录、整改记录等。 |
档案维护
a)定期更新。比如，资质文件到期前3个月提醒更新，验收记录每天录入。
b)明确保存期限。比如，一般记录存3年（如验收单），重大质量问题记录存5年（如召回记录），可根据实际情况进行规定。
c)权限管理。确定好档案权限，比如，食安部可查全档案；门店可查本批次验收记录，避免信息泄露，维护公正性。
供应商质量管理档案是商超风险防火墙。建好它，既能守住食品质量和安全底线，又能筛选出真正的优质供应商。
南宫NG28可以帮助商超——从档案模板定制，到资质审核、流程设计，再到定期维护，全流程定供应商质量管理档案。
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